Zarządzenie organizacyjne nr 1/2024
Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Gliwicach z dnia 25 września 2024 r.

w sprawie: ustalenia w Powiatowym Urzędzie Pracy w Gliwicach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Działając na podstawie art. 24 ust.1 i art. 25 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928)

zarządzam:

1. Ustalić w Powiatowym Urzędzie Pracy w Gliwicach (dalej: PUP lub Urząd) wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zgodnie z załącznikiem nr 1 do zarządzenia.
2. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych, prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych oraz przetwarzania danych osobowych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu upoważniam:
   1. Irenę Matusiak – Zastępcę Dyrektora PUP,
   2. Justynę Blachel - Knefel – Kierownika Działu ds. Administracji i Organizacji,
   3. Lukrecję Krakowską  – Głównego Księgowego PUP,
   4. Dorotę Majewską – pracownika zatrudnionego na Samodzielnym Stanowisku ds.  Kadr, Szkoleń Pracowników i BHP,
   5. Martę Łukasik– pracownika Działu ds. Administracji i Organizacji,
   6. Małgorzatę Baś – pracownika Działu ds. Administracji i Organizacji.
3. Dla potrzeb wynikających z konieczności zapewnienia bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego Urzędu do  przetwarzania danych osobowych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu upoważniam:
   1. Małgorzatę Baś – pracownika Działu ds. Administracji i Organizacji.
4. Do udzielania dalszych upoważnień do przyjmowania i weryfikacji  zgłoszeń wewnętrznych, prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu wyznaczam:
   1. Irenę Matusiak – Zastępcę Dyrektora PUP,
   2. Justynę Blachel - Knefel – Kierownika Działu ds. Administracji i Organizacji, w przypadku nieobecności osoby wskazanej w ppkt. 1,
   3. Lukrecję Krakowską  – Głównego Księgowego PUP w przypadku jednoczesnej nieobecności osób wskazanych w ppkt. 1 i 2.
5. Osoby wskazane w pkt. 2 oraz inne osoby upoważnione  do przyjmowania i weryfikacji  zgłoszeń wewnętrznych, prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu zobowiązane są przed otrzymaniem dostępu do danych zawartych w zgłoszeniu do podpisania oświadczenia o zachowaniu poufności, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
6. Pracownicy PUP zobowiązani są do zapoznania się z wewnętrzną procedurą dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych oraz do jej stosowania.
7. Kierownicy Działów merytorycznych PUP i pracownik zatrudniony na Samodzielnym Stanowisku ds.  Kadr, Szkoleń Pracowników i BHP zobowiązani są do:
   1. przekazania informacji o wewnętrznej procedurze dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych:
      1. osobom fizycznym będącym przedsiębiorcami wraz z rozpoczęciem postępowania zmierzającego do wyłonienia wykonawcy,
      2.  osobom prawnym lub fizycznym oraz jednostkom organizacyjnym nieposiadającym osobowości prawnej, występującym w charakterze wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, pod których nadzorem
      3. i kierownictwem  osoby fizyczne świadczą pracę na rzecz Urzędu lub Miasta Gliwice, wraz z rozpoczęciem postępowania zmierzającego do wyłonienia ich jako wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
      4. osobom fizycznym świadczącym pracę na rzecz Urzędu na podstawie umów cywilnoprawnych,
      5. wolontariuszom - wraz z rozpoczęciem rekrutacji,
      6. osobom ubiegającym się o pełnienie funkcji w Urzędzie - wraz z rozpoczęciem rekrutacji;
   2. wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu wewnętrznym – na podstawie pisemnego upoważnienia.
8. Pracownik zatrudniony na Samodzielnym Stanowisku ds.  Kadr, Szkoleń Pracowników i BHP, zobowiązany jest do przekazania informacji o wewnętrznej procedurze dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych stażystom, praktykantom, a także osobom ubiegającym się o pracę w PUP – wraz z rozpoczęciem rekrutacji.
9. Kierownik Działu ds. Administracji i Organizacji zobowiązany jest do:
   1. wdrożenia zgodnego z wymogami ustawy o ochronie sygnalistów systemu informatycznego do dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
   2. rozpowszechniania w formie zrozumiałej i  łatwo dostępnej informacji o:
      1. sposobie dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa, w tym dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej,
      2. sankcjach przewidzianych dla osób, które dokonają zgłoszenia, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło;
   3. promowania w Urzędzie kultury organizacyjnej opartej na wczesnym wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości.
10. Za wykonanie zarządzenia odpowiedzialni są wszyscy pracownicy PUP
11. Za okresowy przegląd i aktualizację zarządzenia odpowiedzialny jest Kierownik Działu ds. Administracji i Organizacji.
12. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Zastępcy Dyrektora PUP.
13. Zarządzenie wchodzi w życie 25 września 2024 r., z wyjątkiem ust. VIII. załącznika nr 1 do zarządzenia, który wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024 r.
14. Zarządzenie podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej.