Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

Załącznik nr 1 do zarządzenia organizacyjnego nr 1/2024
Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Gliwicach z dnia 25 września 2024r.

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych

1. Definicje
   Przez użyte w wewnętrznej procedurze dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (dalej: procedura zgłoszeń wewnętrznych) określenia rozumie się:
   1. działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
   2. działanie następcze – działanie podjęte przez Dyrektora PUP lub osoby przez niego upoważnione w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
   3. informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w PUP, lub informacja dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
   4. informacja zwrotna – przekazana sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
   5. kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia funkcji w PUP lub na rzecz PUP, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
   6. naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub ma na celu obejście prawa w jednej z dziedzin wskazanych w ust. II pkt 1 procedury zgłoszeń wewnętrznych;
   7. osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana
   8. w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana,
   9. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
   10. osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnalisty w rozumieniu art. 115
   11. § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny;
   12. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE,
   13. system do przyjmowania zgłoszeń – system teleinformatyczny typu SaaS o nazwie Whiblo;
   14. zgłoszenie anonimowe – zgłoszenie dokonane przez osobę, która nie ujawniła danych umożliwiających zidentyfikowanie jej tożsamości;
   15. zgłoszenie wewnętrzne – przekazana przez osobę uprawnioną za pomocą systemu do przyjmowania zgłoszeń informacja o naruszeniu prawa w PUP;
   16. zgłoszenie zewnętrzne - ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
2. Postanowienia ogólne
   1. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
      1. korupcji;
      2. zamówień publicznych;
      3. usług, produktów i rynków finansowych;
      4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
      5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
      6. bezpieczeństwa transportu;
      7. ochrony środowiska;
      8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
      9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
      10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
      11. zdrowia publicznego;
      12. ochrony konsumentów;
      13. ochrony prywatności i danych osobowych;
      14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
      15. interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
      16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
      17. i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
      18. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w ppkt. 1-16.
   2. Sygnalistą jest osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą w PUP lub na rzecz PUP, w tym:
      1. pracownik,
      2. pracownik tymczasowy,
      3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
      4. przedsiębiorca,
      5. prokurent,
      6. akcjonariusz lub wspólnik;
      7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
      8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
      9. stażysta,
      10. wolontariusz;
      11. praktykant;
      12. funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
      13. żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).
   3. Do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, prowadzenia rejestru zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej, wyznaczeni są w pierwszej kolejności wskazani w pkt. 2 zarządzenia pracownicy lub Kierownik Działu ds. Administracji i Organizacji.
   4. W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne dotyczy działań pracowników Działu ds. Administracji i Organizacji PUP, Zastępca Dyrektora PUP, a w razie jego nieobecności Główny Księgowy, upoważnia bezstronną osobę do podejmowania działań następczych - włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej - oraz do wprowadzenia zgłoszenia do rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
   5. W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne dotyczy działań Zastępcy Dyrektora PUP bezstronną osobę do podejmowania działań następczych i wprowadzenia zgłoszenia do rejestru zgłoszeń wewnętrznych wskazuje i upoważnia Dyrektor PUP.
3. Sposób przekazywania zgłoszeń
   1. Zgłoszenia wewnętrzne przyjmowane są w postaci pisemnej, za pomocą systemu do przyjmowania zgłoszeń.
   2. Sygnalista dokonuje zgłoszenia wyłącznie za pomocą formularza powiązanego z systemem przyjmowania zgłoszeń, udostępnionego na stronie internetowej: http://pup.gliwice.ibip.pl/public/
   3. Zgłoszenie powinno zawierać:
   4. imię i nazwisko,
   5. adres do kontaktu,
   6. datę sporządzenia zgłoszenia,
   7. dane osoby, która dopuściła się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, a jeśli wskazanie osoby nie jest możliwe – nazwę komórki organizacyjnej PUP lub zespołu zadaniowego,
   8. dane kontrahenta PUP - jeżeli sygnalistą jest osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
   9. opis nieprawidłowości i orientacyjny lub precyzyjny termin ich zaistnienia.
   10. Zgłoszenie może zostać uzupełnione zebranymi dowodami i wykazem świadków. Pliki sygnalista powinien przekazać za pomocą systemu do przyjmowania zgłoszeń. Uzupełnianie zgłoszenia innymi kanałami kontaktu (np. pocztą elektroniczną lub tradycyjną korespondencją) nie jest dopuszczalne.
   11. Niniejsza procedura nie obejmuje rozpatrywania zgłoszeń anonimowych. W razie wpłynięcia anonimu w systemie do przyjmowania zgłoszeń Kierownik lub pracownik Działu ds. Administracji i Organizacji informuje zgłaszającego za pomocą tego systemu o możliwości uzupełnienia zgłoszenia o dane osobowe, w terminie do 7 dni kalendarzowych. W przypadku nieuzupełnienia przez zgłaszającego danych we wskazanym terminie zgłoszenie przekazuje się do dekretacji Dyrekcji PUP.
4. Sposób rozpatrywania zgłoszeń
   1. Zgłoszenia wewnętrzne są rozpatrywane z zachowaniem należytej staranności i w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
   2. Zgłoszenie przyjmowane jest w systemie do przyjmowania zgłoszeń przez upoważnionego pracownika lub Kierownika Działu ds. Administracji i Organizacji i weryfikowane czy stanowi informację o naruszeniu prawa w jednej z dziedzin wskazanych w ust. II pkt 1.
   3. Jeżeli zgłoszenie jest nieprecyzyjne lub zawiera zbyt mało informacji, aby móc je zakwalifikować jako informację o naruszeniu prawa, przyjmujący zgłoszenie zwraca się do sygnalisty o jego uzupełnienie.
   4. Zgłoszenie, które pomimo uzupełnienia nie jest informacją o naruszeniu prawa w jednej z dziedzin wskazanych ust. II pkt 1 jest przechowywane bez wprowadzenia do rejestru zgłoszeń wewnętrznych i usuwane po upływie 3 lat od zakończeniu roku kalendarzowego, w którym wpłynęło. Przez usunięcie należy rozumieć bezpowrotne usunięcie danych osobowych oraz zniszczenie dokumentów związanych ze zgłoszeniem.
   5. Upoważniony pracownik lub Kierownik Działu ds. Administracji i Organizacji przekazuje osobie, która przekazała zgłoszenie niebędące informacją o naruszeniu prawa, informację o jego zamknięciu wraz z uzasadnieniem.
   6. W przypadku stwierdzenia, że zgłoszenie jest informacją o naruszeniu prawa w jednej z dziedzin wskazanych w ust. II pkt 1., upoważniony pracownik zobowiązany jest do:
      1. wprowadzenia zgłoszenia do rejestru zgłoszeń wewnętrznych,
      2. przekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia na podany przez sygnalistę adres do kontaktu, w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia,
      3. przekazania informacji o przyjęciu zgłoszenia Kierownikowi Działu ds. Administracji i Organizacji oraz Zastępcy Dyrektora PUP,
      4. przekazania zgłoszenia wskazanym przez Zastępcę Dyrektora PUP osobom upoważnionym do jego rozpatrzenia,
      5. przekazania sygnaliście informacji zwrotnej w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania takiego potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia.
   7. Zastępca Dyrektora PUP może, na wniosek Kierownikowi Działu ds. Administracji i Organizacji, powołać do rozpatrzenia zgłoszenia wewnętrznego komisję złożoną z osób, które dla zachowania należytej staranności i bezstronności należy dodatkowo włączyć do procesu rozpatrywania zgłoszenia.
   8. Osoba powołana w skład komisji, o której mowa w pkt. 7, o ile nie jest to osoba wymieniona w pkt. 2 niniejszego zarządzenia, może otrzymać dostęp do danych osobowych sygnalisty, treści zgłoszenia wraz z załącznikami oraz korespondencji z sygnalistą wyłącznie po:
      1. uzyskaniu pisemnego upoważnienia do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu oraz
      2. podpisaniu oświadczenia o zachowaniu poufności, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
   9. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie wewnętrzne może zostać uznane za:
      1. zasadne - wówczas Zastępca Dyrektora PUP:
         1. wyznacza osoby zobowiązane do przedstawienia planu naprawczego lub
         2. zawiadamia Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o naruszeniu ochrony danych, jeśli zgłoszenie dotyczy naruszenia ochrony danych osobowych
      2. lub
         1. zawiadamia organy ścigania o możliwości popełnienia przestępstwa, lub
         2. przekazuje do podpisu Dyrektora PUP zawiadomienie o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych albo
         3. przekazuje sprawę do właściwego organu publicznego w celu prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego;
      3. bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) – wówczas pracownik Działu ds. Administracji i Organizacji lub inna upoważniona osoba przekazuje sygnaliście informację zwrotną.
   10. Tożsamość sygnalisty może zostać ujawniona osobom niezaangażowanym w rozpatrywanie zgłoszenia jedynie w uzasadnionych przypadkach, za jego wyraźną zgodą. Zgoda taka nie jest wymagana w sytuacji, gdy konieczność ujawnienia wynika z przepisu prawa w kontekście prowadzonych przez sądy lub organy ścigania postępowań. Zanim tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia zostanie ujawniona właściwym organom, musi ona zostać o tym powiadomiona oraz otrzymać informację wyjaśniającą powody ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
   11. Osoby, o których mowa w pkt. 9 ppkt. 1 lit. a zobowiązane są do przedstawienia do akceptacji Zastępcy Dyrektora PUP, za pośrednictwem Kierownika Działu ds. Administracji i Organizacji, projektu planu naprawczego, zawierającego:
       1. propozycję działań naprawczych,
       2. informację o osobach odpowiedzialnych za przeprowadzenie proponowanych działań,
       3. terminy przeprowadzenia proponowanych działań.
   12. Kierownika Działu ds. Administracji i Organizacji monitoruje wykonanie zaakceptowanego planu naprawczego, a informację o jego wykonaniu przekazuje do wiadomości Zastępcy Dyrektora PUP.
5. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
   1. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje Kierownik Działu Administracyjno – Organizacyjnego na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.
   2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
      1. numer zgłoszenia;
      2. przedmiot naruszenia prawa;
      3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
      4. adres do kontaktu sygnalisty;
      5. datę dokonania zgłoszenia;
      6. informację o podjętych działaniach następczych;
      7. datę zakończenia sprawy.
   3. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
6. Ochrona i przetwarzanie danych osobowych
   1. Proces przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych gwarantuje sygnaliście, a także osobie, której dotyczy zgłoszenie oraz innym osobom występującym w zgłoszeniu ochronę poufności tożsamości oraz ochronę poufności przekazanych i zebranych informacji.
   2. Ochronę poufności zapewnia także system do przyjmowania zgłoszeń.
   3. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
   4. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy ujawnienie danych jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. W takim przypadku sygnalista zostanie powiadomiony oraz otrzyma informację wyjaśniającą powody ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
   5. Urząd przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnych działań następczych.
   6. Kierownik Działu ds. Administracji i Organizacji jest zobowiązany do usunięcia ze zgłoszenia danych osobowych, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, w terminie 14 dni od momentu ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
   7. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem, w tym oświadczenia o poufności, o których mowa w pkt. 5 zarządzenia, są przechowywane przez Dział ds. Administracji i Organizacji przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po upływie tego okresu dane osobowe zostają bezpowrotnie usunięte, a dokumenty związane ze zgłoszeniem zniszczone. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nie stosuje się.
   8. W przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych, lub sądowo-administracyjnych nie podlegają zniszczeniu na zasadach określonych w pkt. 7.
   9. Kierownik Działu ds. Administracji i Organizacji odnotowuje przetwarzanie danych osobowych w procesie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych w wydziałowym rejestrze czynności przetwarzania prowadzonym w oparciu o odrębne zarządzenie organizacyjne.
   10. W przypadku wniosku o dostęp do danych złożony przez osobę, której dane dotyczą nie ma zastosowania art. 15 ust. 1 lit. g ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych, chyba że sygnalista wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
   11. Do zgłaszania i przyjmowania przez administratora danych osobowych wniosków o dostęp i sprostowanie danych przez osoby, których dotyczy zgłoszenie, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą służy system do przyjmowania zgłoszeń. Kierownik lub pracownik Działu ds. Administracji i Organizacji odpowiada za podjęcie właściwych działań po otrzymaniu tego rodzaju zgłoszenia.
   12. Obowiązki informacyjne są realizowane przez pracownika i Kierownika Działu ds. Administracji i Organizacji odpowiedzialnego za przyjmowanie i weryfikację zgłoszeń:
       1. wobec sygnalisty - poprzez klauzulę informacyjną stanowiącą załącznik nr 3 do zarządzenia, zamieszczoną w systemie do przyjmowania zgłoszeń,
       2. wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie:
          1. poprzez klauzulę informacyjną stanowiącą załącznik nr 4 do zarządzenia, opublikowaną w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu oraz
          2. poprzez osobiste przekazanie klauzuli przez pracownika lub Kierownika Działu ds. Administracji i Organizacji przyjmującego zgłoszenie. Każdy tego rodzaju przypadek należy rozpatrywać indywidualnie.
       3. wobec osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz, jeśli jest to uzasadnione przetworzeniem danych w danym przypadku, także wobec osoby powiązanej z sygnalistą:
          1. poprzez klauzulę informacyjną stanowiącą załącznik nr 5 do zarządzenia opublikowaną w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu oraz
          2. w przypadku, kiedy jest to możliwe, poprzez osobiste przekazanie klauzuli przez pracownika lub Kierownika Działu ds. Administracji i Organizacji przyjmującego zgłoszenie. W przypadku braku możliwości udzielenia informacji, zastosowanie ma art. 14 ust. 5 lit. b lub c RODO. Każdy tego rodzaju przypadek należy rozpatrywać indywidualnie.
7. Ochrona przed działaniami odwetowymi
   1. Ochronie podlegają sygnaliści i osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia wewnętrznego lub są z sygnalistą powiązane, a także osoby prawne lub inne jednostki organizacyjne pomagające sygnaliście lub z nim powiązane, w szczególności stanowiące własność sygnalisty lub go zatrudniające.
   2. Dyrektor PUP chroni sygnalistów oraz osoby pomagające w zgłoszeniach wewnętrznych oraz osoby z sygnalistą powiązane przede wszystkim zapewniając poufność i ochronę informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty lub osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia.
   3. Dyrektor PUP chroni wszystkich pracowników PUP, a także stażystów, wolontariuszy i praktykantów, kierowników miejskich jednostek organizacyjnych a także osoby ubiegające się o pracę lub funkcję w Urzędzie lub o pracę na stanowisku kierownika w miejskiej jednostce organizacyjnej, przed bezpośrednimi lub pośrednimi działaniami lub zaniechaniami w kontekście związanym z pracą, które wyrządzają lub mogą wyrządzić takim osobom nieuzasadnioną szkodę, określając w odrębnych regulacjach wewnętrznych zasady gwarantujące zgodne z przepisami prawa i równe traktowanie oraz poszanowanie godności i innych dóbr osobistych tych osób.
   4. Dyrektor PUP chroni wszystkich oferentów i kontrahentów Urzędu, w tym osoby prawne i osoby fizyczne oferujące lub świadczące usługi (albo dzieła) na podstawie umów cywilno-prawnych, przed bezpośrednimi lub pośrednimi działaniami lub zaniechaniami w kontekście związanym z pracą, które wyrządzają lub mogą wyrządzić takim osobom prawnym lub fizycznym nieuzasadnioną szkodę, określając w odrębnych regulacjach wewnętrznych zasady prowadzenia zamówień publicznych oraz zasady zawierania umów gwarantujące zgodne z przepisami prawa i równe traktowanie oraz poszanowanie godności i innych dóbr osobistych oraz majątkowych tych osób.
   5. Pracownik zatrudniony na Samodzielnym Stanowisku ds. Kadr, Szkoleń Pracowników i BHP monitoruje sytuacje związane z:
      1. odmową nawiązania stosunku pracy;
      2. wypowiedzeniem lub rozwiązaniem bez wypowiedzenia stosunku pracy;
      3. niezawarciem umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciem kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – zwłaszcza w przypadku, gdy kandydat do pracy lub pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
      4. obniżeniem wysokości wynagrodzenia za pracę;
      5. wstrzymaniem awansu albo pominięciem przy awansowaniu;
      6. pominięciem przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych
      7. z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
      8. przeniesieniem na niższe stanowisko pracy;
      9. zawieszeniem w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
      10. przekazaniem innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków;
      11. niekorzystną zmianą miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
      12. negatywną oceną wyników pracy lub negatywną opinią o pracy;
      13. nałożeniem lub zastosowaniem środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
      14. wstrzymaniem udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
      15. nieuzasadnionym skierowaniem na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania.
   6. W przypadku powzięcia wątpliwości co do przestrzegania zasad opisanych w ust. VII pkt. 3 pracownik zatrudniony na Samodzielnym Stanowisku ds. Kadr, Szkoleń Pracowników i BHP podejmuje działania zmierzające do wyjaśnienia sprawy i ewentualnie przywrócenia stanu zgodnego z przyjętymi zasadami.
   7. Sygnalista, który stwierdza, że są lub podejrzewa, że mogą być wobec niego lub wobec osoby pomagającej w zgłoszeniu, lub wobec osoby z nim powiązanej - podejmowane działania odwetowe lub próby, lub groźby zastosowania takich działań, przekazuje za pomocą systemu do przyjmowania zgłoszeń zawiadomienie o działaniach odwetowych, które zawiera co najmniej:
      1. potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, zawierające numer zgłoszenia,
      2. opis działań odwetowych,
      3. dane osoby (nazwisko, imię, stanowisko lub nazwa komórki organizacyjnej Urzędu lub zespołu zadaniowego) dopuszczającej się działań odwetowych.
   8. Zawiadomienie o działaniach odwetowych przyjmowane jest w Dziale ds. Administracji i Organizacji i niezwłocznie przekazywane do wiadomości Zastępcy Dyrektora PUP.
   9. Kierownik Działu ds. Administracji i Organizacji przekazuje zawiadomienie do pracownika zatrudnionego na Samodzielnym Stanowisku ds. Kadr, Szkoleń Pracowników i BHP w celu weryfikacji opisanych w nim działań, a następnie wzywa osoby wskazane jako dopuszczające się działań odwetowych do przedstawienia wyjaśnień.
   10. Na podstawie zebranych informacji Kierownik Działu ds. Administracji i Organizacji weryfikuje zawiadomienie o działaniach odwetowych, w razie potrzeby zwracając się do sygnalisty o uzupełnienie zawiadomienia.
   11. Raport z weryfikacji, o której mowa w pkt. 8, przekazywany jest do Zastępcy Dyrektora PUP, który na jego podstawie podejmuje decyzję o uwzględnieniu zawiadomienia lub jego oddaleniu.
   12. W przypadku, gdy zawiadomienie dotyczy działań podejmowanych przez pracowników Działu ds. Administracji i Organizacji lub Zastępcy Dyrektora PUP, ust. II pkt 4 lub 5 stosuje się odpowiednio.
   13. Sygnalista, osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązaną z sygnalistą, wobec których dopuszczono się działań odwetowych, mają prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
8. Zgłoszenie zewnętrzne
   1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej - bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego, na zasadach określonych w ustawie.
   2. Szczegółowe informacje na temat procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych są udostępnione na stronie Biuletynu Informacji Publicznej PUP oraz na stronie Rzecznika Praw Obywatelskich w Biuletynie Informacji Publicznej (bip.brpo.gov.pl).
9. Odpowiedzialność sygnalisty za podanie nieprawdziwych informacji
   1. W przypadku podejrzenia, że zgłoszenia wewnętrznego dokonano wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, Zastępca Dyrektora PUP zawiadamia organy ścigania o możliwości popełnienia przestępstwa.
   2. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928 z późn.zm.), osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
   3. W przypadku ustalenia w wyniku analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonania nieprawdziwego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy. Osoba, która dokonała zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla Sygnalistów.
10. Postanowienia końcowe
    1. Niniejsza procedura nie narusza postanowień Zarządzenia Organizacyjnego nr 65/18 Prezydenta Miasta Gliwice w sprawie wprowadzenia Instrukcji postępowania na wypadek wystąpienia sytuacji podejrzenia popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
    2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy.